Politique de protection des données (RGPD)

Lolinaspace (ci-après « nous ») accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. Nous nous engageons à traiter vos informations de manière transparente, confidentielle et sécurisée, conformément aux règles applicables en matière de protection des données personnelles.

La présente politique explique les informations que nous recueillons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons, les personnes susceptibles d'y accéder, les durées de conservation ainsi que les mesures mises en œuvre pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute perte ou toute utilisation abusive.

1. Responsable du traitement et champ d'application

La présente politique s'applique aux données personnelles recueillies lorsque vous consultez notre boutique en ligne, passez une commande, effectuez un paiement, demandez une assistance ou communiquez avec notre service client.

Le responsable du traitement est l'exploitant de la boutique en ligne Lolinaspace. Il détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de nos activités.

Les informations personnelles susceptibles d'être collectées comprennent notamment :

• Informations d'identification : nom et prénom.

• Coordonnées : adresse e-mail, adresse postale, adresse de facturation, adresse de livraison et numéro de téléphone [facultatif].

• Informations relatives aux commandes : numéro de commande, produits achetés, historique des achats, statut de la commande et informations de livraison.

• Informations relatives aux paiements : montant de la transaction, statut du règlement et références nécessaires à la vérification du paiement.

• Informations relatives au service client : demandes de renseignements, réclamations, justificatifs, photographies et autres éléments communiqués pour le traitement d'une demande.

• Informations techniques : adresse IP, type de navigateur, caractéristiques du terminal, journaux de connexion et données nécessaires à la sécurité du site.

• Préférences de confidentialité : choix relatifs aux cookies, consentements accordés et demandes de modification de vos préférences.

Nous collectons principalement ces informations directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire, passez une commande ou contactez notre service client. Certaines informations techniques peuvent également être recueillies automatiquement lors de votre utilisation du site.

Nous veillons à limiter la collecte aux informations nécessaires aux finalités présentées dans cette politique. Les champs obligatoires sont indiqués au moment de leur collecte.

2. Finalités de la collecte et utilisation des données personnelles

Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour des finalités déterminées et légitimes, notamment :

• Gestion des commandes : enregistrer vos achats, vérifier les informations fournies, confirmer les commandes et assurer leur préparation.

• Traitement des paiements : vérifier les transactions, confirmer les règlements et assurer le suivi des opérations financières.

• Organisation des livraisons : communiquer les informations nécessaires à l'expédition, organiser l'acheminement des colis et permettre le suivi des commandes.

• Service client : répondre à vos questions, traiter vos réclamations et vous accompagner dans vos démarches.

• Gestion des retours et remboursements : examiner les demandes de retour, d'échange et de remboursement, puis assurer leur traitement.

• Fonctionnement du site : maintenir les fonctionnalités de notre boutique en ligne, améliorer son utilisation et corriger les éventuels dysfonctionnements.

• Sécurité et prévention des fraudes : détecter les opérations inhabituelles, vérifier les transactions et protéger les informations relatives aux commandes.

• Communications commerciales : gérer les inscriptions à notre lettre d'information et envoyer des communications lorsque vous avez donné votre consentement.

• Obligations administratives et comptables : conserver les documents nécessaires et répondre aux obligations applicables.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Leur utilisation est limitée aux finalités indiquées dans la présente politique.

3. Bases juridiques du traitement

Conformément au RGPD, chaque traitement de données personnelles repose sur une base juridique adaptée à sa finalité.

Nous utilisons principalement les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : nous traitons les informations nécessaires à l'enregistrement et au traitement de vos commandes, à la vérification des paiements, à la préparation des produits, à leur livraison et à la gestion des demandes après achat.

• Consentement explicite : nous recueillons votre consentement avant de vous inscrire à notre lettre d'information ou de vous adresser des communications commerciales lorsque votre autorisation est nécessaire. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

• Respect des obligations légales : certaines informations sont conservées et utilisées afin de satisfaire à nos obligations fiscales, comptables et réglementaires, notamment pour la conservation des factures et des justificatifs de paiement.

• Intérêt légitime : nous pouvons traiter certaines informations afin d'améliorer l'expérience d'utilisation de notre boutique en ligne, assurer son bon fonctionnement, prévenir les activités frauduleuses, protéger les commandes et préserver les intérêts de nos clients, sous réserve du respect de leurs droits et libertés.

Les cookies soumis à consentement ne sont utilisés qu'après votre autorisation préalable. Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés dans les conditions d'exemption prévues.

4. Communication et accès aux données personnelles

Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes et aux prestataires qui en ont besoin pour accomplir les missions nécessaires au fonctionnement de notre boutique en ligne.

Dans ce cadre, certaines informations peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• Prestataires de paiement : pour traiter les transactions et vérifier les règlements.

• Transporteurs : pour organiser l'expédition des commandes et assurer le suivi des colis.

• Prestataires d'hébergement et de maintenance technique : pour assurer le fonctionnement, la disponibilité et la sécurité du site.

• Prestataires de sécurité et de mesure d'audience : pour détecter les anomalies et analyser les performances du site, lorsque cela est nécessaire.

• Prestataires comptables et administratifs : pour assurer la gestion des documents et le respect de nos obligations.

• Autorités administratives ou judiciaires : lorsque la communication des informations est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale ou répondre à une demande officielle valable.

Nous veillons à ce que les destinataires concernés utilisent uniquement les informations nécessaires à leurs missions et respectent des obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

Nous ne communiquons pas vos données personnelles à des fins étrangères aux finalités décrites dans la présente politique.

5. Durées de conservation des données personnelles

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée limitée, déterminée en fonction de leur finalité, de leur utilité et des obligations de conservation applicables.

Les principales règles de conservation sont les suivantes :

• Données relatives aux commandes : pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale et au traitement des demandes associées.

• Documents comptables et factures : pendant 10 ans lorsque les documents concernés sont soumis à une obligation légale de conservation.

• Données relatives aux paiements : pendant la durée nécessaire à la vérification des transactions, au suivi des règlements et au respect des obligations applicables.

• Données relatives au service client : pendant la durée nécessaire au traitement des demandes et, lorsque cela est justifié, à la gestion d'éventuels différends.

• Données utilisées pour les communications commerciales : pendant la relation commerciale, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter de sa fin, sous réserve des règles applicables et du retrait éventuel du consentement.

• Données techniques et journaux de sécurité : pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, de prévention des incidents et de fonctionnement du site.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires à leur utilisation courante, elles peuvent être placées dans des archives à accès limité lorsqu'une obligation légale ou la défense de nos droits le justifie.

À l'expiration des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées.

6. Mesures de sécurité et protection des données personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données personnelles traitées et aux risques associés, afin de protéger vos informations contre les accès non autorisés, la perte accidentelle, la divulgation, la modification ou l'utilisation abusive.

Nos mesures de protection comprennent notamment les dispositifs suivants, selon les traitements et les systèmes utilisés :

• Contrôle des accès : l'accès aux données personnelles est limité aux personnes habilitées qui en ont besoin pour accomplir leurs missions. Les autorisations sont attribuées en fonction des responsabilités et des besoins réels.

• Authentification des utilisateurs : l'accès aux espaces de gestion et aux informations personnelles est protégé par des mécanismes d'authentification. Des mots de passe robustes et, lorsque cela est disponible et approprié, une authentification à plusieurs facteurs sont utilisés pour renforcer la protection des accès.

• Sécurisation des communications : les échanges de données avec le site sont protégés par des protocoles de connexion sécurisés, notamment HTTPS/TLS lorsque ceux-ci sont disponibles sur les services utilisés, afin de réduire les risques d'interception des informations.

• Protection et chiffrement des données : des mécanismes de chiffrement, de pseudonymisation ou de protection cryptographique sont utilisés lorsque la nature des informations et l'évaluation des risques le justifient.

• Protection des informations de paiement : les opérations de règlement sont traitées au moyen de mécanismes de paiement sécurisés. L'accès aux informations nécessaires à la vérification des transactions est limité aux personnes et prestataires habilités.

• Maintenance et mises à jour de sécurité : les systèmes et outils utilisés pour le fonctionnement du site font l'objet de mesures de maintenance et de mises à jour destinées à corriger les vulnérabilités connues et à réduire les risques d'intrusion.

• Surveillance et traçabilité : les opérations pertinentes peuvent faire l'objet d'une journalisation afin de détecter les accès inhabituels, les anomalies et les incidents de sécurité.

• Sauvegarde et restauration : des sauvegardes adaptées sont prévues afin de limiter les conséquences d'une suppression accidentelle, d'une panne technique ou d'un incident affectant les données. Des procédures de restauration permettent de rétablir l'accès aux informations lorsque cela est nécessaire.

• Confidentialité : les personnes autorisées à accéder aux données sont soumises à des obligations de confidentialité et doivent utiliser les informations uniquement dans le cadre des missions qui leur sont confiées.

• Évaluation des risques : les mesures de protection sont réexaminées en fonction des risques identifiés, de l'évolution des menaces et des caractéristiques des traitements effectués.

Gestion des incidents de sécurité :

Malgré les précautions prises, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

En cas d'incident susceptible d'affecter la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous prenons les mesures nécessaires pour :

• Identifier la nature et l'origine de l'incident.

• Évaluer les données concernées et les risques pour les personnes.

• Limiter les conséquences de l'incident et empêcher, dans la mesure du possible, sa répétition.

• Documenter l'incident et les mesures correctives mises en œuvre.

• Informer la CNIL dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

• Vous informer dans les meilleurs délais lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, sous réserve des exceptions prévues par les règles applicables.

Ces mesures sont adaptées et réévaluées régulièrement afin de maintenir un niveau de protection approprié aux risques liés au traitement de vos données personnelles.

7. Vos droits concernant vos données personnelles

Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant les données personnelles que nous traitons.

Vous pouvez notamment exercer les droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées et demander à consulter les informations vous concernant.

• Droit de rectification : demander la correction des données inexactes ou incomplètes.

• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données lorsque les conditions légales permettant l'exercice de ce droit sont réunies.

• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de certaines utilisations de vos données dans les situations prévues.

• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque les conditions légales sont réunies.

• Droit de retirer votre consentement : retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Ce retrait n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant son retrait.

Modalités d'exercice de vos droits :

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l'adresse suivante :

instanthelp@lolinaspace.com

Vous pouvez également nous adresser une demande écrite à l'adresse de contact indiquée dans la dernière section de cette politique.

Afin de protéger vos informations, nous pouvons vous demander des éléments raisonnables permettant de vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire.

Nous répondons à votre demande dans un délai maximal d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes nécessitent un examen approfondi. Dans ce cas, nous vous informons de cette prolongation et de ses motifs dans le délai initial d'un mois.

L'exercice de vos droits peut être limité lorsque nous devons conserver certaines informations pour respecter une obligation légale ou assurer la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas les règles applicables, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

8. Politique relative aux cookies et gestion de vos préférences

Notre boutique en ligne utilise des cookies et des technologies similaires pour assurer son fonctionnement, mémoriser vos préférences et, lorsque vous y consentez, réaliser certaines mesures d'audience.

Les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site sont utilisés uniquement après l'obtention de votre consentement préalable.

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les catégories de cookies soumises à consentement. Vous pouvez également modifier ou retirer votre choix à tout moment au moyen du dispositif de gestion des cookies accessible sur notre site.

Pour connaître les catégories de cookies utilisées, leurs finalités, leurs durées de conservation et les modalités de gestion de votre consentement, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Pour obtenir des informations complémentaires sur la collecte et l'utilisation générale de vos données personnelles, vous pouvez également consulter notre Politique de confidentialité.

9. Contactez-nous

Adresse de contact: 2-16, KAMI-OCHIAI 3-CHOME, APPARTEMENT 301, BERURUPANTO, CHUO-KU, SAITAMA-SHI, PRÉFECTURE DE SAITAMA, 338-0001, JAPON

Téléphone du service client: +81 (801) 454 03 36

E-mail du service client: instanthelp@lolinaspace.com

Horaires de service: du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET).